תיאור
טיפול אדמיניסטרטיבי - תפעולי של המחלקה, ומתן מענה למנהל/ת המחלקה, לצוות ולפניות קהל ;קשר שוטף לטיפול ולצרכי לוגיסטיקה מול שלוחת קריית ההדרכה בנגב וכן טיפול שוטף בהיבט הכספי של המחלקה.
התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות:
טיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה;
• סיוע בתיאום ותפעול לוגיסטי של כנסים ואירועים במחלקה:
- תיאום ועבודה עם גורמי חוץ ופנים בפעילויות, פרויקטים ושיתופי פעולה של המחלקה.
- אפיון צרכים טכנולוגיים: עבודה מול מנהלת המחלקה וצוותי המחלקה ואל מול הגורמים הרלוונטיים באגף וביד ושם.
- תיאום היסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון, צרכים לוגיסטיים - כולל תכנון סידור כיתות.
• הקלדת נתוני הפעילות וספקי שירותי ההדרכה /הרצאה – עדכון, רישום וקליטה של מדריכים/מרצים.
• טיפול בתשלומים למדריכים/מרצים וספקים שונים.
• מתן שירות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי יד ושם.
• הזמנת ציוד משרדי.
• ניהול קופה קטנה.
• סיוע בניהול יומן מנהל המחלקה ואירועי המחלקה.
• מענה טלפוני ומקוון.
גביית תשלומים;
• עבודה מול ארגוני הביטחון השונים: חשבוניות/הזמנות רכש/גביית כספים.
• עבודה שוטפת בנושא הכספים מול צוות עיר הבה"דים.
• הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי דרישה.
דרישות
• השכלה תיכונית- חובה
• השכלה אקדמאית\הכשרה רלוונטית- יתרון
• ידיעת השפה העברית על בוריה (דיבור וניסוח)
• אנגלית ברמה טובה
• שליטה טובה וניסיון בעבודה בכל תוכנות ה- office וגישה ללימוד תוכנות נוספות.
• יכולת בארגון, ירידה לפרטים, סדר ודיוק.
• ניסיון במתן שרות ובעבודה מול קהלים מגוונים.
• ניסיון בעבודה בסביבה מרובת משימות
• שירות צבאי בתפקידי פיקוד או חינוך בסדיר – יתרון
• ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי- יתרון
• יכולת למתן תמיכה ומענה מיידי לפתרון בעיות באופן עצמאי כולל בשעות לא שגרתיות.
• יכולת התמודדות עם מצבי לחץ
• יכולת עבודה בצוות ויחסי אנוש מעולים
• יכולת ארגון, דייקנות, יוזמה, יצירתיות ושירותיות
תנאי המשרה:
• היקף המשרה: 100%
• תאריך תחילת עבודה – מיידי
• שכר: שכר בהתאם למדרגי השכר המקובלים ביד ושם
• סוג משרה: ליבה מדרג:5
• המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד
הגשת מועמדות:
*המשרה מוצעת לאיוש פנימי וחיצוני *
הגשת קורות חיים לכתובת [email protected] עד לתאריך 12.15.2024 בשעה 12:00
וועדת המכרזים תתכנס בתאריך 26.12.2024
(יש לציין קוד משרה בנושא המייל JB-93)
בתהליך הגיוס יישקל בחיוב מתן העדפה מתקנת למועמדים עם מוגבלות הזכאים לייצוג הולם ולפיכך המועמדים רשאים, אך לא חייבים, לציין זאת בעת הגשת המועמדות
*רק פניות מתאימות תענינה*